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Espacios abiertos en la oficina agilizan la comunicación en empleados

Los lugares de encuentros informales en las oficinas, conocidos como 'espacios de coalición', detonan la comunicación y ayudan a la resolución de pendientes.
Oficina Gentra
Oficina Gentra - (Foto: Ana Blumenkron)

Eduardo Salim cuenta que recibió una gran responsabilidad en mayo de 2012. La dirección de Seguros Monterrey lo seleccionó para integrar el Comité de Cambio que impulsó la transformación cultural de la aseguradora. Su misión fue ayudar a los casi 1,500 empleados a dejar sus antiguos hábitos para crear una empresa más eficiente y productiva.

Parte de la evolución implicó estrenar unas oficinas más modernas para modificar su estilo de trabajo, así que Salim, quien es director de Relaciones con Gobierno, tomó una caja de 70 centímetros cúbicos y entregó otras a su equipo para iniciar la mudanza.

Los empleados guardaron en una caja sólo las pertenencias que querían preservar, desecharon el resto y emprendieron el camino hacia las nuevas oficinas en Paseo de la Reforma. Éstas no sólo eran más coloridas y abiertas, sino con una especial tendencia a tener casual coalitions points o espacios ‘casuales’.

El diseño de oficinas abiertas tiene el objetivo de ofrecer espacios para detonar la comunicación entre los empleados. Al eliminar paredes surgen los llamados casual coalitions points, espacios que generan encuentros informales y agilizan la resolución de pendientes.

“Como arquitectos hacemos parecer que son casuales, pero no lo son. Realizamos una radiografía de la organización y determinamos en dónde debería conectarse la gente de una manera más rápida y dinámica”, explica Juan Carlos Baumgartner, fundador y director de la firma Space, especializada en arquitectura corporativa.

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La colaboración efectiva no se da en un momento o en un lugar establecido, es constante.

Sucede junto a escritorios y pasillos, de ahí la importancia de crear estas áreas, dice el informe

How place fosters innovation (‘Cómo un lugar detona la innovación’) de Steelcase, consultora de espacios corporativos.

La firma internacional de ingeniería y desarrollo de corporativos AECOM estudió el impacto en 18 organizaciones globales y observó que, en promedio, los empleados tomaban 4.7 horas para responder a una solicitud por mail, mientras que los altos mandos respondían 8.8 horas después.

Los nuevos espacios redujeron, en promedio, 50% la generación de correos y el número de juntas cayó 16% en un año.

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En México, la experiencia es similar. En las empresas que se cambian a oficinas modernas con espacios de coalición, su comunicación interna con mails cayó 40%, en promedio, comenta Isaura González, miembro del Colegio de Arquitectos de la Ciudad de México.

En Seguros Monterrey, dice Salim, “nos cambió la dinámica y dejamos atrás nuestros patrones de trabajo. Ahora nos sentimos más ágiles”.

Espacios de coalición 

Estas empresas crearon espacios informales para generar reuniones exprés:

1. Enso Media

Año de implementación: 2014

Ubicación: Los espacios comunes son externos. Las reuniones son para tomar café o fumar un cigarro.

Impacto: La empresa registró velocidad en la gestión de pendientes y aumentó la respuesta de proveedores y colaboradores porque tenían reuniones más rápidas.

“La parte humana es en la que más hemos ganado. Es fácil mandar un mail, pero con estos espacios nos enriquecemos con mejores ideas al estar de frente”.

Rafael Soria, director general.

 
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FOTO: Ana Blumenkron
 

2. BASF México

Año de implementación: 2012

Ubicación: Los espacios están en el centro de cada piso para generar encuentros al cruzar el corporativo.

Impacto: Mejoró 7% el indicador de comunicación interna en 2013 y el resultado fue atribuido, directamente, a los nuevos espacios implementados en la empresa.

“Los espacios son versátiles, pues hay casual coalition points que tienen la posibilidad de abrir y cerrar persianas, si en alguna reunión rápida se necesita más privacidad”.

Guillermo Montalvo, gerente de gestión de calidad.

 
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FOTO: Ana Blumenkron
 

3. Seguros Monterrey

Año de implementación: 2012

Ubicación: Tienen puntos de coalición en cada piso. También hay cabinas transparentes y salas.

Impacto: Se logró un cambio cultural, disminuyó la gestión de juntas formales y bajó la burocracia para gestionar el apartado de espacios para reuniones.

“Ahora cualquier área se puede usar para encuentros rápidos. Eso ha mejorado el clima laboral y la eficiencia. Además, las dudas y baches se resuelven más rápido”.

Eduardo Salim, director de las relaciones con gobierno.

 
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FOTO: Ana Blumenkron
 

4. FEMSA

Año de implementación: 2012

Ubicación: Hay seis espacios de coalición y están en la entrada de los pisos.

Impacto: Evitó la burocracia y aumentó la comunicación efectiva y la resolución rápida de temas. Las relaciones son más espontáneas.

“Los colaboradores saben que pueden acudir a estos espacios a cerrar pendientes que requieren de menor complejidad. No necesitan reservación, lo que habla de flexibilidad en la gente”.

Armando Leyva Mondragón, director de asuntos corporativos México y Centroamérica.

 
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FOTO: Ana Blumenkron 

5. Gentera

Año de implementación: 2013

Ubicación: Cada piso tiene una cafetería con mesas altas y sillones.

Impacto: Aceleró el trabajo con menores distracciones y menor tiempo invertido en traslados. 

Hay más disponibilidad de la gente.

“Con nuestro arquitecto entendimos que estas áreas son necesarias dentro de un proyecto que fomenta la interacción y el trabajo en equipo de una manera flexible y con agilidad”.

María del Carmen Calcaneo, directora ejecutiva de personal

 
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FOTO: Ana Blumenkron
 

Encuentros que valen

Los arquitectos dicen que no es necesario estrenar oficinas para crear espacios de coalición.  

  1. Una zona de encuentros casuales puede nacer con pequeños cambios.
  2. Elige una esquina para una copiadora o una cafetera. Es suficiente con un pasillo amplio.
  3. La transparencia es importante, no debe haber paredes. En su caso, que sean ventanas.
  4. El espacio tiene que ser relajado, separado de oficinas para poder platicar sin limitaciones.
  5. Crea un espacio casual por cada 15 o 20 empleados de la empresa.

 

Esta nota se publicó en la Revista Expansión, en su edición de julio de 2014. Para más información de esta y otras noticias consulta  CNNExpansión.com

 

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